楡陵祭実行委員会（以下、実行委員会）は、楡陵祭への参加を予定されている皆様の個人情報の重要性と、それに伴う個人情報保護の必要性を強く認識し、皆様に安心して楡陵祭に参加していただくために、個人情報保護に関するポリシー（方針）をここに掲げます。
1．個人情報
実行委員会における個人情報とは、個人情報の保護に関する法律（以下、個人情報保護法）に規定される次の条件を満たすものとします。
（１）
生存する個人に関する情報であること
（２）
他の情報と容易に照合することができ、特定の個人を識別できるものであること
2．個人情報管理責任者
取得した皆様の個人情報は、楡陵祭実行委員会実行委員長を個人情報管理責任者とし、実行委員会が責任をもって管理するものとします。
3．法令および規範の遵守
実行委員会は、個人情報保護法、個人情報に関して適用されるその他法令、および規範を遵守し、個人情報を適正に取り扱います。
4．個人情報の利用目的
実行委員会は、個人情報を下記の目的のために必要な範囲内で、適正に利用します。下記に定めのない目的において、事前にご本人の同意を得ずに個人情報を取り扱うことはいたしません。
（１）
本人確認・本人の所属確認
（２）
楡陵祭へのエントリー、申請、および提出物等の各種手続きに関する事務連絡
（３）
実行委員会に関する各種連絡
（４）
問い合わせへの返答
（５）
実行委員会のサービスの改良・新規開発
（６）
楡陵祭および実行委員会に関するサービスの提供
5．個人情報の第三者提供
実行委員会は、事前にご本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供することはいたしません。ただし、皆様が実行委員会仲介の受注業者等を利用する場合、利用目的の達成のために必要な範囲内で個人情報を当該受注業者に提示する場合があります。また、個人情報の一部または全部を北海道大学各種機関、保健所、および消防署等の公的機関に提供する場合があります。
6．個人情報の利用および提供に関する例外
実行委員会は、下記の場合を個人情報の利用（４．）・第三者提供（５．）に関する例外とし、実行委員会が必要であると判断した場合、諸機関に個人情報を提供することがあります。
（１）
法令に基づく場合
（２）
人の生命、身体、および財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難である場合
（３）
その他、実行委員会が利用目的達成のために必要な範囲内で適正に個人情報を取り扱う場合
7．個人情報の取得および安全管理
実行委員会は、適正に個人情報を取得し、偽りその他不正な手段でこれを取得することはありません。また、取得した個人情報は厳重に管理し、漏洩、滅失、および毀損の防止に努め、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。
8．個人情報の開示
実行委員会は、下記の場合を除き、皆様の個人情報の開示・訂正・削除要求に延滞なく応じ、その手順および手続き方法を適当な手段で回答いたします。その場合、実行委員会が定める方法によってご本人自身であることが確認できた場合に限り対応させていただきます。
（１）
ご本人または第三者の生命、身体、および財産その他の権利や利益を害するおそれがある場合
（２）
楡陵祭・実行委員会の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（３）
他の法令に違反するおそれがある場合
これらに該当する場合、実行委員会は要求された開示の是非に関する決定をして、その内容を皆様に延滞なく通知いたします。
9．プライバシーポリシーの改定
実行委員会は、個人情報の保護に関する取り組みを常に改善し、必要に応じてプライバシーポリシーを改訂します。改訂した場合は、参加団体用公式Webサイト等にて公表いたします。
